Veel werkgevers vragen zich dit af, vooral als het kleinere organisaties betreft. En er geen signalen zijn dat medewerkers ongewenst gedrag ervaren. Mocht het wel spelen, dan gaat de werkgever ervan uit dat hier binnen de organisatie gewoon over gesproken kan worden. Sceptische werkgevers vrezen soms dat een vertrouwenspersoon juist ‘klagen’ stimuleert. In de praktijk gebeurt het tegenovergestelde.
De drempel om iets aan te kaarten kan hoog zijn. Redenen kunnen zijn: overvallen worden, de relatie goed willen houden, angst dat het erger wordt en gevoelens van schuld en schaamte. Gevolg is dat een medewerker ermee blijft rondlopen en daar last van krijgt. Wat kan leiden tot verminderde productiviteit, ziekteverzuim, weggaan uit de organisatie of een escalatie van de situatie. Door in een vroeg stadium met iemand in vertrouwen te praten, kan een medewerker dingen meer relativeren en tot een beter inzicht komen van het probleem en mogelijke oplossingen. Dit kan vaak al genoeg zijn. Als er meer nodig is, kan een vertrouwenspersoon inzicht geven in mogelijke vervolgstappen. Een werknemer kiest hierdoor minder snel voor meteen de formele weg van een klacht.
Eén incident kan duurder zijn dan jaren preventie. Denk aan de kosten van: ziekteverzuim, verloop, juridische kosten, managementtijd, reputatieschade, teamverstoring. Een vertrouwenspersoon is daarom geen overbodig kostenpost, maar het is risicobeheer, cultuurversterking en prestatiebescherming in één.
Bovendien hebben werkgevers een wettelijk zorgplicht voor een veilig werkomgeving. Daaronder valt ook het beschermen van medewerkers tegen psychosociale arbeidsbelasting zoals pesten, agressie, discriminatie en seksuele intimidatie. Op grond van de Arbowet zijn werkgevers verplicht opvang te bieden aan werknemers die ongewenst gedrag ervaren. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is hiervoor een uitstekende manier. Het biedt werknemers een laagdrempelige mogelijkheid om in vertrouwen met iemand te kunnen praten. De directeur, HRM-adviseur of de leidinggevende, is hiervoor niet altijd de aangewezen persoon. Of kan voor de werknemer een te hoge drempel zijn. Bovendien hebben zij een andere verantwoordelijkheid dan de vertrouwenspersoon waardoor zij niet de vertrouwelijkheid kunnen waarborgen.
Naast de opvangtaak kan de vertrouwenspersoon werkgevers ondersteunen bij het (verder) vormgeven van hun beleid op terrein van ongewenste omgangsvormen en integriteit. Denk bijvoorbeeld aan op het opstellen van een gedragscode, klachtenregeling of meldregeling. Hiermee waarborgen werkgevers dat ze voldoen aan de wettelijke verplichtingen en boetes voorkomen. Maar veel belangrijker dat er een cultuur ontstaat of behouden blijft waar medewerkers de veiligheid en ruimte voelen om (in vertrouwen) te praten als ze ergens mee zitten. Dit voorkomt een hoop gedoe.
Nog geen (externe) vertrouwenspersoon in jouw organisatie in Den Haag of omgeving? Of behoefte aan extra capaciteit? Neem contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek via paula@pmondersteuning.nl of 06-21 14 62 79.